Terugblik op de werksessie rondom de zib-transitie van 19 maart 2024

Op de laatste eendaagse van de zib-transitie op 9 januari 2024 is de overgang naar een nieuwe aanpak besproken. De manier waarop we dat vormgeven bouwt voort op een doelenboom voor de zib-transitie die op 9 januari is gepresenteerd. Een essentieel onderdeel daarvan is het inzicht dat ontwikkeling, implementatie en toepassing van zibs een aantal aspecten kent die allemaal essentieel zijn en goed ingevuld moeten worden om het uiteindelijke doel, hergebruik van informatie in de zorg (meervoudig gebruik), te bereiken.

Die aspecten zijn: de manier waarop zibs worden ontwikkeld en beheerd, waarop ze worden toegepast in (informatie)standaarden, waarop die standaarden worden geïmplementeerd in software en systemen, de manier waarop die systemen worden geïmplementeerd in en door instellingen en last but not least de manier waarop zorgprofessionals en anderen ze gebruiken. De manier waarop we daar verder mee aan de slag willen gaan vraagt om een andere vormgeving van onze community bijeenkomsten waarbij meer ruimte is voor parallel werk, we nauwer samenwerken in en met de verschillende afdelingen binnen Nictiz als ontwikkelaar en beheerder van de zibs, maar waarbij we de integrale blik en de drie perspectieven willen behouden. Dat betekent dat we kleinere bijeenkomsten vaker en parallel gaan organiseren langs de lijnen van de zes stakeholdergroepen in de scope van de doelenboom. En verder dat we (eendaagse) community bijeenkomsten voor de grotere groep betrokkenen minder vaak zullen laten plaatsvinden.

De eerste werksessie in de nieuwe vorm vond plaats op dinsdag 19 maart 2024 in het HNK naast Nictiz met als doel om de samenwerking met de verschillende onderdelen van Nictiz te verdiepen en te versterken. Aanwezig waren ongeveer 32 deelnemers. Het thema was "Gezamenlijk agenderen", om zo samen de werkagenda voor de komende periode te bepalen. De bijeenkomst werd afgetrapt door Marcel Collignon die samen met Larissa Verbeek de procesbegeleiding verzorgde. Tijdens de opening werden Dave van Dijk, programma manager zibtransitie, en Walter Kraan, MT-lid en Manager Productontwikkeling & Beheer bij Nictiz kort bevraagd over waar we nu staan met de zib-transitie en wat we in deze volgende fase gaan doen en beogen.

Nadat in de achterliggende tijd veel werk is verzet om eenzelfde beeld en begrip te krijgen, veel input en ideeën voor oplossingen zijn opgehaald bij en met diverse stakeholders, is het nu zaak over te gaan tot concrete invulling daarvan en concrete verbetermaatregelen te nemen om knelpunten in hergebruik van informatie in de zorg daadwerkelijk op te lossen. Dat vraagt een verandering in onze aanpak en dat is ook precies de reden om deze en volgende werksessies bij Nictiz te beleggen. Onze activiteiten raken immers vrijwel alle Nictiz-teams van Walter. Deze eerste sessie was vooral bedoeld als 'kick-off' om de zib-transitie community en de verschillende Nictiz-teams inhoudelijk goed op elkaar aan te laten sluiten en gezamenlijk de thema's voor de komende tijd te agenderen. Na deze start volgde als inleiding een presentatie van twee onderwerpen die als uitgangspunt dienen voor de werk-agenda voor de komende periode. Deze werden gepresenteerd door Gerda Meijboom en Remko Nieuwenhuis.

Gerda presenteerde de visie op de (toekomstige) positionering van de zibs, zoals eerder verwoord in de notitie "Toekomstscenario zibs". In deze notitie worden de zibs enerzijds gepositioneerd als brug tussen de wereld van de zorg en de wereld van de techniek en anderzijds tussen vastleggen c.q. verwerken en uitwisselen. Daarin komt ook de relatie van zibs met andere standaarden zoals FHIR en openEHR naar voren. Deze notitie is besproken en geaccordeerd in het Nictiz MT en vormt daarmee het uitgangspunt waarlangs we de implicaties van deze toekomstvisie verder uit gaan werken. Dit dient uit te monden in een gedragen advies aan VWS omtrent de positionering van de zibs.

Remko ging vervolgens in op de praktische uitwerking van het toekomstscenario van de zibs. Hij heeft daarvoor een notitie opgesteld waarin hij zijn visie en een aantal inzichten deelt over wat het betekent om die toekomstige en gewenste rol te realiseren en wat dat betekent voor hoe er in de praktijk mee moet worden omgegaan. Op basis daarvan doet hij een aantal aanbevelingen. Eén daarvan is inrichten van de eerdergenoemde "Gereedschapskist" met daarin heldere en vindbare richtlijnen en handleidingen. Deze notitie is nog niet in definitieve status en zal ook in de komende tijd de basis zijn voor verdere discussies en afstemming. Inhoudelijk zullen daarbij allerlei onderwerpen aan de orde komen zoals het gebruik van terminologie in zibs en ook afspraken over kardinaliteit in zibs, hoe daar mee om te gaan in informatiestandaarden en ook wat dat betekent voor de implementatie in de systemen. Sommige onderwerpen hebben vooral verduidelijking nodig maar andere (zoals over kardinaliteit) zullen nog nadere discussie en uitwerking nodig hebben. Na de plenaire presentaties was er ruimte om van gedachten te wisselen over de gevolgen van de gepresenteerde visies als uitgangspunt voor de verdere samenwerking en activiteiten. Daarvoor werden de aanwezigen in vier groepen onderverdeeld, ruwweg aan te duiden als zorgaanbieders/zorgprofessionals (van instellingen), bouwers/leveranciers, Nictiz medewerkers en architecten. Alle deelnemers kregen de volgende 3 vragen mee: wat vind je ten aanzien van je eigen werkzaamheden/activiteiten positief in de gepresenteerde visies, wat vind je negatief en wat is onduidelijk of waar twijfel je over? De resultaten van deze gesprekken werden in plenaire setting weer teruggekoppeld naar Gerda en Remko en zullen als basis dienen voor de agendering van de werkagenda voor de komende periode.

Na een koffie/thee pauze was er opnieuw een korte plenaire sessie op initiatief van Remko met als titel "Github teaser". Daarin liet Arjan van Bremen, projectleider voor de API-strategie binnen Nictiz, zien hoe Github als platform gebruikt kan worden om in een community informatie te delen en samen te werken. Het idee is dat Github ook het platform zou kunnen zijn om de gereedschapskist te publiceren en daarin als community verder samen te werken. Dat idee zal verder worden uitgewerkt.

Als laatste deel van de middag vonden er twee parallelle sessies plaats. In de ene sessie werkte Remko met een aantal deelnemers verder aan het idee om de 'Gereedschapskist' verder vorm te geven als een 'community-instrument'. Essentieel daarbij is de betrokkenheid van een brede community van geëngageerde deelnemers. Er was voor gekozen om die samenwerking als een spel te zien om op die manier inzicht te krijgen in de aspecten die van belang zijn om het werkend te krijgen. Daarbij werd o.a. ingegaan op vragen als: wat maakt het spel leuk/spannend, wat zijn de spelregels, wie zijn de actoren etc. Dat leverde een heel scala aan creatieve ideeën op. De resultaten van deze exercitie worden door Remko meegenomen in de verdere vormgeving van de Gereedschapskist.

Tegelijkertijd ging Gerda met een groep deelnemers aan de slag met de toekomstvisie van de zibs en hoe de gevolgen daarvan verder uit te werken. Dat gebeurde langs drie lijnen: 1. Uitwerking architectuurprincipes zibs 2.0; 2. Onderzoek architectuurvraagstukken en 3. Leren van andere landen. Met name onder de noemer 'onderzoek architectuurvraagstukken' komt een groot aantal onderliggende onderwerpen aan de orde, zoals: terminologie bindings, (conceptuele) kardinaliteit, 'blauwdrukzibs', relaties tussen zibs, de relaties tussen zibs en andere standaarden als FHIR en openEHR, 'proceszibs', of secundair gebruik nog iets extra's vraagt, etc. Veel van deze onderwerpen hebben een rechtstreekse relatie met de onderwerpen die ook bij de werkgroep bouw aan de orde komen en zullen leiden tot resultaten en afspraken die worden toegevoegd aan de gereedschapskist. De onderwerpen werden doorgesproken en aan het eind kon iedereen concreet aangeven waar hij/zij online of bij de fysieke sessies betrokken wil worden. Deelnemers kunnen zich ook later nog bij Gerda melden.

Tijdens de afsluiting blikte Dave kort terug op de middag en bedankte alle deelnemers voor hun aanwezigheid en inbreng. De belangrijkste doelstellingen voor deze eerste sessie zijn behaald en de uitkomsten vormen een goede basis voor de agendering van de komende werksessies. We gaan snel verder met de volgende concrete stappen en over 4 weken komen we alweer bij elkaar. Alle vorderingen die nu in kleinere groepen en workflows worden gemaakt, worden dan in de 2e werksessie met elkaar gedeeld. En op deze wijze werken we dit jaar door.